紙本時代已經結束 箭嘴

Odoo 文件管理讓你輕鬆在單一位置網上管理文件:不用再掃瞄合約、手動記錄單據,或處理冗長的批核流程。

立即開始使用 - 免費
免費、永久、不限使用人數。 為何會這樣?
邁向真正數碼化!

所有文件,集中一處

單一無紙化平台。借助 Odoo 文件管理系統,尋找文件比以往輕鬆得多。享受自動調度、數位化,以及自動化操作。

電郵
掃瞄本
檔案
處理賬單
索取文件
建立任務
要求簽名

文件共享、公用資料夾

告別列印掃瞄
直接網上簽名

好好利用時間。當你可選擇網上簽署,何必再浪費時間列印然後又要掃瞄文件?

安全又保密

文件管理與 Odoo 另外 80 多個應用程式無縫整合。

好好整理,才是關鍵

一切有用資訊都在你需要使用它們的地方,立即可用。所有文件都按工作區進行分類。透過使用標籤,你將永遠不會再丟失它們。是時候清理一下思路和桌面了。

存取權限
由你自訂

高效協作的藝術

分享有到期日的文件,並在一個地方集中與同事、客戶及供應商溝通,讓你隨時可以輕易存取關鍵資訊。

傳送訊息
概覽畫面

分享文件及
工作區

概覽畫面
概覽畫面

計劃活動

概覽畫面

記下備註

概覽畫面

助你省時省力

使用下方的互動計算機,估算你或你的員工每月執行與文件相關的手動任務數目。

需要簽署的文件(合約、保密協議等)有多少份?
試過幾多次員工要花時間尋找一份文件
試過幾多次員工要花時間提出索閱文件請求
有多少張賬單是要備存和入賬的?
公司的員工人數
看看你能節省
多少時間! 箭嘴
40.9
小時 / 每月
沒有 Odoo 文件管理
45.2 小時
使用 Odoo 文件管理
4.3 小時
節省
90.4% 時間
這個計算機如何運作?
沒有使用 Odoo 文件管理系統
向客戶查詢需要填入合約的資料(地址、姓名等) 2 分鐘
根據範本及手上的客戶資料,人手草擬合約 4 分鐘
發送合約給客戶簽署作實 2 分鐘
收取並列印已簽妥的合約 5 分鐘
找行政總裁或經理簽署 5 分鐘
打擾行政總裁 / 經理的工作 10 分鐘
把雙方已簽妥的合約掃描 5 分鐘
將合約發送給雙方 1 分鐘
把紙本合約存檔 1 分鐘

總計:33 分鐘
有了 Odoo 文件管理系統
向客戶及經理傳送範本 1 分鐘
讓客戶自行填寫資料並簽署,你無需費力 0
管理層以電子方式簽署,一鍵即成 1 分鐘
每人都會收到副本,而文件會獲索引編號及自動存檔 0
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總計:2 分鐘
未使用 Odoo 文件管理之前
想要把付款入賬時,會計人員找不到相應的收據 30
發送電郵索取收據,再在待辦事項加入後續跟進工作 60
兩週後發訊息提醒對方提交收據 30
員工以電郵提交收據照片 60
一收到賬單後,再打開會計系統,記錄報銷項目 120
將收據存儲在文件管理系統中,或打印出來 0
尋找付款紀錄,與丟失的收據進行對賬 90

總計:390 秒
使用 Odoo 文件管理系統之後
就丟失收據發送「遺失文件」請求 20
跟進工作可自動執行 0
員工上傳賬單照片 60
收據由人工智能(AI)自動處理,再儲存在適當位置 0
會計人員可分批驗證收據和進行對賬 20
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總計:100 秒
未使用 Odoo 文件管理之前
打斷你當前的工作來尋找所需標誌
60
向設計師發送電郵 65
設計師把商標設計發送給你 70
一天後閱讀回覆,下載商標,繼續你的工作 60

總計:225 秒
使用 Odoo 文件管理系統之後
在 Odoo 文件管理系統內尋找檔案 30
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總計:30 秒
未使用 Odoo 文件管理之前
手動記錄 50 張發票 37 分鐘
要求驗證/確認 10 張發票(掃描,以電郵發送,然後等待回覆) 22 分鐘
把賬單入檔儲存、加入索引 3 分鐘
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總計:62 分鐘
使用 Odoo 文件管理系統之後
掃描 30 份紙本賬單 2 分鐘
電郵收發閘道自動幫你處理 20 張賬單 0
人工智能(AI)代勞,替你處理所有賬單 0
直接確認 50 張發票有效(發票內容早已預先記入系統) 7 分鐘
要求確認 10 張賬單有效(一鍵辦妥,系統會自動跟進) 3 分鐘

總計:12 分鐘
未使用 Odoo 文件管理之前
要求申請人提供資料(身份證/社保號碼、入職日期等) 6 分鐘
準備僱傭合約,儲存為 PDF 文件,發給獲聘人士 15 分鐘
收取求職者已簽署的版本,回覆電郵,再打印合約 5 分鐘
造訪經理的辦公室,打擾他的工作(還要打擾兩次),要求他簽名作實 15 分鐘
僱傭合約正式記入系統(掃描雙方簽妥版本、發送給求職者、上傳至文件管理系統) 3 分鐘
將雙方完成簽署的合約傳送至發薪服務公司 1 分鐘
新員工入職首天:閱讀公司政策,打印及掃描已簽妥文件 35 分鐘

總計:78 分鐘
使用 Odoo 文件管理系統之後
點擊「發送錄用通知」傳送依據範本生成的聘書 20
求職者輸入並核對資料,然後簽署聘書 0
經理簽署相關文件 45
點擊「傳送公司政策」 10
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總計:75 秒

一切好用功能
融會貫通

分拆 PDF

輕按一下,即可將多頁 PDF 分拆為多個文件檔,可各自單獨使用,要處理大批文件時就非常方便。

speadsheets

人工智慧(AI 賬單)

從 PDF 或圖片檔案讀取資料,自動將供應商賬單編碼。

缺漏文件

傳送請求、跟進缺漏的文件,並自動化發出提醒。

將你的工作流程自動化

透過建立任務、費用和供應商賬單等自動操作,減省手動任務。

邀請簽名

只需點擊幾下,即可簽署文件或請求其他人簽名。

活用試算表運算

從應用程式建立,或使用已於其他應用程式中建立的所有試算表。

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全球 1,200 萬 開心 用戶
與 Odoo 攜手增長業務

與之前相比,Odoo 讓我們效率提高了約 80% 至 90%,工作壓力也較低,我們有更多時間考慮其他策略和計劃。

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Muadzin Jihad
Forest Beverage Solutions 聯合創辦人

重新發現工作樂趣

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